Klauzula informacyjna dla kontrahentów

ZGO AQUARIUM Sp. z o.o.

 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, informujemy:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest ZGO AQUARIUM Sp. z o.o.
z siedzibą przy ul. Katowickiej 20, 96-200 Rawa Mazowiecka, NIP: 8351567630, REGON: 100441327, KRS: 0000296935 (zwany dalej: „Administratorem”).
Z Administratorem można skontaktować się:

1. pisemnie na adres: ZGO AQUARIUM Sp. z o.o., ul. Katowicka 20, 96-200 Rawa Mazowiecka,
2. telefonicznie pod numerem: +48 46 815 40 55 lub +48 46 814 24 24,
3. za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: biuro@zgoaquarium.pl.
4. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – Pana Marcina Kominiarczyka, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem pod adresem e-mail: mkominiarczyk@centrumodic.com.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

1. zawarcie i realizacja umowy – w przypadku gdy jest Pan/Pani bezpośrednio stroną umowy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) – na podstawie 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. realizacja umowy zawartej z Kontrahentem (w tym kontakt, obsługa zgłoszeń, weryfikacja wykonania umowy) – w przypadku gdy jest Pan/Pani reprezentantem, pełnomocnikiem lub pracownikiem wyznaczonym do kontaktu przez Kontrahenta – co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora oraz tego Kontrahenta ( 6 ust. 1 lit. f RODO);
3. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz sprawozdawczych (m.in. wystawianie i przechowywanie faktur/rachunków, prowadzenie ksiąg rachunkowych) – na podstawie 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej;
4. ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi
   z łączącej strony umowy – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora ( 6 ust. 1 lit. f RODO);
5. kierowanie informacji o usługach lub ofertach – wyłącznie na podstawie odrębnie
   i dobrowolnie wyrażonej zgody ( 6 ust. 1 lit. a RODO).

4. Kategorie danych

W przypadku reprezentantów i pracowników Kontrahenta przetwarzaniu podlegają dane służbowe/identyfikacyjne niezbędne do realizacji umowy, w szczególności: imię
i nazwisko, stanowisko służbowe, pełniona funkcja, służbowy numer telefonu, służbowy adres e-mail oraz dane rejestrowe podmiotu.

5. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub nawiązania relacji biznesowych. Brak podania danych uniemożliwi zawarcie umowy, wystawienie dokumentów księgowych lub realizację kontaktów służbowych. Podanie danych w celach promocyjnych/oferty jest w pełni dobrowolne.

6. Okres przechowywania danych osobowych

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres wyznaczony przepisami prawa:

1. przez czas trwania i realizacji umowy;
2. po zakończeniu umowy – przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego
   i rachunkowego (co do zasady przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,
   w którym upłynął termin płatności podatku);
3. do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z umowy (zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego);
4. w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do momentu jej wycofania.

7. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych mogą być:

1. organy i instytucje państwowe uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, KAS, organy kontrolne),
2. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi IT, dostawcy oprogramowania
   i systemów księgowych, podmioty świadczące usługi doradcze, prawne, audytorskie, banki oraz firmy kurierskie i pocztowe (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych).

8. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie zamierza przekazywać Pana/Pani danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.

9. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych

Przysługują Panu/Pani następujące prawa:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO),
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
4. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO)
   – z wyłączeniem sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się
   z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – dotyczy danych przetwarzanych
   w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody,
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 21 RODO) – z przyczyn związanych
   z Pana/Pani szczególną sytuacją,
7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody), co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W oparciu o Pana/Pani dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.